Vi møter det av og til: En potensiell kunde kontakter oss med ønske om tilpasset funksjonalitet i sin nettbutikk eller e-handelsløsning. De beskriver behovet, vi forklarer at vi må gjennomføre en prosjektering for å kunne gi et presist tilbud – og så kommer reaksjonen: «Må vi betale for å få et tilbud?»

Vi forstår reaksjonen. Men la oss være tydelige: Prosjektering er ikke betaling for et tilbud. Det er første fase av selve leveransen, og det er den viktigste investeringen en kunde kan gjøre for å sikre at prosjektet blir vellykket.

Hva er egentlig prosjektering?

Prosjektering er den fasen hvor vi kartlegger, analyserer og designer løsningen før vi begynner å bygge. I en prosjektering:

• Kartlegger vi kundens eksisterende systemer og arbeidsflyt
• Identifiserer tekniske avhengigheter og integrasjonspunkter
• Dokumenterer funksjonelle krav og forretningsregler
• Designer informasjonsarkitektur og dataflyt
• Vurderer alternative løsningsveier
• Definerer tydelig omfang og leveransegrenser

Resultatet er en detaljert spesifikasjon som både kunde og leverandør kan forholde seg til.

Hvorfor kan vi ikke bare gi et tilbud?

La oss ta et konkret eksempel: En kunde ønsker en custom integrasjon mellom deres PIM-system og nettbutikken, med automatisk oppdatering av produktdata, bilder og lagerstatus.

På overflaten høres dette enkelt ut. Men så fort vi begynner å grave, dukker spørsmålene opp:

• Hvilket API bruker PIM-systemet, og hvilke endepunkter er tilgjengelige?
• Hvordan håndteres produktvarianter og attributter?
• Finnes det eksisterende produktdata i nettbutikken som må mappes mot PIM-data?
• Hvor ofte skal synkronisering skje, og hva trigger en oppdatering?
• Hvordan skal konflikter håndteres hvis noen redigerer produktdata direkte i nettbutikken?
• Hvilke feilhåndteringsrutiner må på plass?
• Skal historiske data migreres, eller starter vi fra scratch?

Uten svar på disse spørsmålene kan vi estimere alt fra 40 til 400 timer. Og det er ikke rettferdig overfor noen – verken kunde eller leverandør.

Prosjektering beskytter kunden

Her er sannheten: Prosjekteringsfasen er ofte hvor vi sparer kunden for mest penger.

Gjennom grundig kartlegging oppdager vi regelmessig at:

Kunden trenger ikke det de ber om. Det de egentlig ønsker å oppnå kan løses enklere og billigere på en annen måte. Kanskje finnes det allerede en plugin eller standard funksjonalitet som dekker 90% av behovet.

Det er skjulte kompleksiteter. Den «enkle» funksjonen de ønsker krever faktisk endringer i fem andre systemer, og det må avklares med tre eksterne leverandører først. Bedre å vite dette før man starter, ikke tre uker inn i prosjektet.

Prioriteringene må justeres. Når vi bryter ned ønskelisten og prissetter hver del, ser kunden gjerne at noen funksjoner gir mye mer verdi per investert krone enn andre. Da kan de ta informerte beslutninger om hva som skal bygges først.

Alternativet er langt dyrere

Vi har sett det altfor mange ganger: Kunder som velger leverandører som lover «gratis tilbud» og kommer raskt i gang, ender opp i situasjoner hvor:

• Prosjektet tar dobbelt så lang tid som estimert fordi omfanget ikke var tydelig definert
• Det oppstår konstante diskusjoner om hva som var inkludert i avtalen
• Slutt-fakturaen blir langt høyere enn forventet på grunn av «antagelser»
• Det leverte produktet fungerer ikke som forventet fordi forventninger ikke ble avklart
• Kunden må betale ekstra for å fikse ting som burde vært tenkt igjennom fra starten

En prosjektering som kanskje koster 50 000 kroner kan lett spare kunden for flere hundre tusen i unødvendige kostnader, omarbeid og frustrasjoner senere.

Dette er bransjepraksis i alle fagfelt

Tenk på andre bransjer:

Arkitektur: Ingen forventer at en arkitekt skal tegne komplette byggetegninger gratis før de får oppdraget. Tegningene er selve verdiskapningen.

Bygg: En entreprenør gir et grovt estimat, men krever befaring og detaljplanlegging før endelig pris settes for større prosjekter.

Revisjon: Revisor må gjennomgå selskapets regnskap og systemer før de kan gi en pris på revisjonstjenesten.

I alle disse fagfeltene er det akseptert at kartlegging og planlegging er nødvendig fagarbeid som har en kostnad. Det samme gjelder for custom utvikling av kompleks e-handelsfunksjonalitet.

Når det faktisk er mulig å gi tilbud uten prosjektering

Det finnes situasjoner hvor vi kan gi et godt tilbud uten omfattende prosjektering:

• Standardoppsett av kjente plattformer (Shopify, WooCommerce, osv.)
• Bruk av eksisterende plugins og moduler uten custom tilpasninger
• Små, avgrensede oppgaver som vi har gjort mange ganger før
• Prosjekter hvor kunden har detaljert teknisk spesifikasjon klar

Men for custom tilpasninger som krever integrasjoner, kompleks forretningslogikk eller omfattende funksjonalitet – da er prosjektering ikke valgfritt. Det er fundamentet hele prosjektet hviler på.

Hva får kunden for prosjekteringskostnaden?

Når vi gjennomfører en prosjektering, leverer vi:

1. Detaljert spesifikasjonsdokument som beskriver løsningen, arkitekturen og funksjonaliteten
2. Tydelig definert omfang som beskriver hva som er inkludert og hva som faller utenfor
3. Fastpris eller detaljert estimat med kostnader for hver leveranse
4. Risikokartlegging som identifiserer potensielle utfordringer og forslag til hvordan de håndteres
5. Tidsplan med milepæler og avhengigheter
6. Alternative løsningsforslag når det er relevant, med pros og cons

Dette er dokumenter kunden eier, og som de kan bruke selv om de skulle velge en annen leverandør. Det er reell, håndfast verdi.

Vår erfaring: Kunder som investerer i prosjektering er de mest fornøyde kundene

I vår erfaring er det en tydelig sammenheng: Prosjekter som starter med grundig prosjektering har:

• Færre overraskelser underveis
• Bedre kommunikasjon mellom kunde og leverandør
• Høyere kvalitet på sluttresultatet
• Mer fornøyde kunder
• Færre konflikter om pris og omfang

De kundene som er mest skeptiske til prosjektering i starten, er ofte de som er mest takknemlige for det i etterkant – når de ser hvordan det har spart dem for hodepine, tid og penger.

Konklusjon: Prosjektering er en investering, ikke en kostnad

Når vi ber om betaling for prosjektering, ber vi ikke om betaling for å lage et tilbud. Vi ber om betaling for fagarbeid som sikrer at prosjektet blir en suksess.

Det er en investering som typisk utgjør 10-15% av totalkostnaden, men som kan være forskjellen mellom et prosjekt som leverer verdi og et som blir en kostbar feilsatsing.

I Shopping Norge tar vi prosjektering på alvor fordi vi tar kundens suksess på alvor. Vi vil heller være ærlige om hva som kreves for å levere kvalitet, enn å gi et lavt estimat som ikke holder.

Så neste gang du møter en leverandør som tar betalt for prosjektering – se det som et godt tegn. Det betyr at de er profesjonelle nok til å gjøre jobben skikkelig fra dag én.

Har du et prosjekt som trenger kartlegging? Kontakt oss i Shopping Norge for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe deg med å få klarhet i omfang, kostnad og verdi før du tar beslutningen om å gå videre 🙂